FAQ – Gut zu wissen

Ja, die Meldung an das IRD ist gesetzlich vorgeschrieben und Voraussetzung für die vollständige Vergütung der erbrachten Leistungen. Um allen Beteiligten den Einstieg zu erleichtern, ist der Sanktionsmechanismus für die Meldung von implantatbezogenen Maßnahmen für die ersten sechs Monate nach dem Start des Regelbetriebs für den jeweiligen Implantattyp ausgesetzt. Erfolgt der Eingriff nach diesem Zeitraum, wird eine Vergütungsminderung wirksam (aktuell 100 € pro implantatbezogener Maßnahme). Eine entsprechende Änderung des IRegG und der IRegBV wurde am 29. Oktober 2024 mit dem Medizinforschungsgesetz verkündet und ist rückwirkend zum 1. Juli 2024 in Kraft getreten.

Die Meldungen der Kliniken erfolgen über Softwaremodule, die in der Regel ins Krankenhausinformationssystemen (KIS) integriert sind und die Telematikinfrastruktur (TI) nutzen. Es gibt aber auch Erfassungssysteme, die diese Aufgabe außerhalb des KIS übernehmen und die relevanten Abrechnungsinformationen in das KIS übertragen.

Das EPRD hat eine Übergabeschnittstelle entwickelt, mit der Stammdaten aus dem KIS zusammen mit dem verschlüsselten IRD-Datensatz aus z.B. dem KIS an EPRD-Edit übergeben werden können. Alle für das EPRD relevanten Daten werden in der Erfassungssoftware EPRD-Edit übernommen. So sind in der Klinik nur noch die im EPRD erhobenen, nicht durch das IRD erfassten Felder auszufüllen. Den „Bauplan“ für die kostenfreie Schnittstelle hat das EPRD bereits am 28. Oktober 2024 an alle KIS-Hersteller und am EPRD teilnehmenden Kliniken, die EPRD-Edit nutzen, übermittelt. Das EPRD-Team unterstützt seither bei der technischen Umsetzung, um eine nahtlose Datenerfassung sicherzustellen und so die vom EPRD bewährte wissenschaftliche Arbeit auf Basis der Registerdaten weiterhin zu verbessern. Benötigen auch Sie Hilfe bei der Implementation der EPRD-Übergabeschnittstelle, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Ja, das EPRD hat die Schnittstellenspezifikation den gängigen KIS-Herstellern zur Verfügung gestellt, damit diese die Schnittstelle als Modul für ihre Systeme anbieten können.

Die folgenden KIS-Anbieter bieten bereits Lösungen an:

- Dedalus (ORBIS)

- Meierhofer (M-KIS)

- Deutsche Telekom Clinical Solutions (iMedOne)

Zusatzprodukt für KIS-Systeme von Compugroup:

- KMSImplant (Fertigstellung im Sommer 2025)

Nein, der Zement muss hier als Zubehör eingegeben werden.

Die Patienten müssen Ihre KVNR beim Versicherer beantragen. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Patientinnen und Patienten bereits beim Aufnahmegespräch darauf aufmerksam zu machen, dass Sie die KVNR für das weitere Vorgehen benötigen. So hat der Patient in der Regel ausreichend Zeit, um die KVNR bei seinem privaten Versicherer einzuholen.

Ja, bis zu sechs Monate nach erfolgter OP ist dies möglich.

Im IRD werden die Implantate derzeit so in der Datenbank erfasst, dass der Hersteller die Firma bezeichnet, die das Produkt tatsächlich hergestellt hat. Im EPRD hingegen werden Produkte nach dem Verkäufer/Lieferant erfasst. Beispiel: Wird ein Implantat X der Firma A von den Firmen B und C vertrieben, ist in der IRD-Datenbank nur der Hersteller A hinterlegt, die EPRD-Datenbank beinhaltet als Hersteller aber die Firmen B und C.

Der Lieferant im IRD ist aber nicht Bestandteil der Implantatdatenbank des IRD, sondern muss von der Klinik eingegeben werden. Wenn z.B. in EPRD-Edit bei Übergabe des IRD-Daten-XML (das sind die Daten, die ans IRD übermittelt werden) nur der IRD-Hersteller steht, aber kein Lieferant, kann es beim obigen Implantat X zu Problemen in der EPRD-Auswertung kommen, da wir es keinem konkreten Hersteller zuordnen können. Nur mit der Angabe zum Lieferant im IRD können wir sicherstellen, dass die Daten korrekt ausgewertet werden können.

Daher geben Sie bitte immer den Lieferanten im IRD an, wenn dieser vom Hersteller abweicht.

Ja, es handelt sich um Pflichtfelder. Die erstmalige Erfassung von Körpergewicht und Körpergröße gehört zu den markanten Änderungen der Spezifikation zur Datenübermittlung, die seit 1. Juli 2017 gilt. Aufgrund von Rückmeldungen aus Kliniken bezüglich des Umgangs mit diesen Pflichtfeldern empfiehlt das EPRD folgendes Vorgehen: Sollten die Körpergröße und/oder das Körpergewicht nicht bekannt oder nicht nachträglich aus der Dokumentation zu ermitteln sein, so ist in dem jeweiligen Feld ausschließlich der Minimalwert (Minimum) 1 einzutragen. Damit können auch diese Fälle abgeschlossen und an das EPRD übermittelt werden. Bitte beachten Sie, dass der Minimalwert nur dann einzutragen ist, wenn Körpergröße und/oder Körpergewicht nicht bekannt oder nicht nachträglich aus der Dokumentation zu ermitteln sind.

Eine Operation zählt als Erstimplantation, wenn bei einem Patienten zum ersten Mal in seinem Leben Implantatkomponenten an diesem Gelenk und dieser Seite eingesetzt werden.

Bei der bisherigen Einteilung der Eingriffsarten in „Wechseloperation“ und „Reoperation mit Ergänzung einer Komponente“ wurde eine Vielzahl an Eingriffen fälschlicherweise als Ergänzungsoperation angegeben, die nicht der Definition des EPRD entsprachen und umgekehrt. Daher wurden diese Eingriffsarten zu „Folgeoperation“ zusammengefasst. Für Auswertungszwecke erfolgt die weitere Unterscheidung in „Wechseloperation“ oder „Reoperation mit Ergänzung einer Komponente“ im Register algorithmisch anhand der im Krankenhaus bei der Folgeoperation dokumentierten Prothesenkomponenten und der Routinedaten der Krankenkassen.

Als Folgeoperation gilt eine Operation, wenn

• das entsprechende Gelenk und die entsprechende Seite schon vorher endoprothetisch versorgt waren.
• bei einem vorigen Eingriff implantierte Prothesenkomponenten ersetzt, komplett entfernt oder ergänzt werden.

Andere Reoperationen, bei denen Implantatkomponenten nicht ergänzt, gewechselt oder vollständig ausgebaut werden (wie z.B. eine Spülung oder Hämatomausräumung oder die isolierte Entfernung eines Retropatellarersatzes bei Belassen einer Knie-Totalendoprothese), sind im EPRD nicht zu dokumentieren. Das EPRD erfährt über diese Eingriffe aus den Routinedaten der Krankenkassen.

Die eingetragenen Koordinatoren erhalten einen Download-Link für die Erfassungssoftware. Die Software muss von der klinikeigenen IT/EDV installiert werden. Gern unterstützen wir Sie dabei.

Ja! Bitte erfassen Sie alle endoprothetischen Eingriffe an Hüfte oder Knie.

Die Angabe des Operateurs ist freiwillig. Sie wird, wie auch der Name des Patienten, nicht an das EPRD übertragen. Beide Angaben sind erforderlich, und dann allerdings auch gesetzlich vorgeschrieben, wenn Sie einen Implantat-Pass erstellen wollen. Die Angaben können auch später für den Druck eingegeben werden. 

Es ist ein Barcode-Scanner erforderlich, der insbesondere folgende Codes lesen kann: Code 128, Code 39, EAN 13, GS1 128 und GS1-Datamatrix. Wir empfehlen die Verwendung eines 2-D-Scanners, da immer mehr Hersteller auf zweidimensionale Barcodes umstellen. Bitte achten Sie darauf, den Scanner für den deutschen Sprachraum zu konfigurieren. 

EPRD-Edit erzeugt ein PDF, welches auf normalem A4-Papier ausgedruckt und dem Patienten gefaltet übergeben werden kann.

Nein. Die schriftliche Einwilligung des Patienten muss für jeden Klinik-Aufenthalt (Fall) vorliegen. Ein Aufenthalt kann dabei auch aus mehreren kurz aufeinanderfolgenden Eingriffen bestehen.
Bei Notfallpatienten ist die Einwilligung im Nachhinein einzuholen, erst dann kann der Fall übermittelt werden. 

Auf Anfrage senden wir Ihnen eine Word-Version der Einwilligungserklärung zu. Die Vorlage darf inhaltlich nicht verändert werden, das Logo Ihrer Klinik können Sie natürlich zusätzlich einfügen. 

Ihr Scanner ist ggf. auf den englischen Sprachraum eingestellt. Bitte stellen Sie diesen bei Ländereinstellungen auf Deutsch um. 

Dies kann mehrere Ursachen haben:

• Der Artikel ist eine Sonderanfertigung.
• Der Artikel gehört zu einem Hersteller, der noch nicht Teilnehmer im EPRD ist.
• Der Artikel wurde vom Hersteller noch nicht in die Produktdatenbank eingepflegt.

Eine genaue Anleitung finden Sie im EPRD-Edit-Handbuch (Kapitel 12.1 Neuer Artikel). Sobald der Hersteller den Artikel in die Produktdatenbank einpflegt und klassifiziert, können wir Ihre Hand-Erfassungen dem Eintrag des Herstellers in der Produktdatenbank zuordnen.

Sie haben den Artikel selbst angelegt, als er in der Produktdatenbank noch nicht zur Verfügung stand. Dabei wurde dieser von Ihnen nicht korrekt klassifiziert. Der Hersteller hat nun nachgeliefert und das System hat die Klassifikation des Herstellers übernommen. 

Nein, nur Implantate, die in den Körper eingesetzt worden sind, müssen auch dokumentiert werden. 

Nein, es gibt keine Verpflichtung zur Dokumentation. Nägel, Platten oder Schrauben werden in der Produktdatenbank derzeit noch nicht flächendeckend erfasst, können aber dennoch als Zubehör dokumentiert werden. Sollte die Dokumentation von Zubehör verpflichtend werden, informieren wir Sie natürlich vorab.

Für Patienten, die bei keiner gesetzlichen Krankenkasse versichert sind kann es möglich sein, dass keine Versichertennummer zur Verfügung steht. Für diese Patienten, die nicht über die gesetzlichen Krankenkassen abgerechnet werden, sind konstante IK-Nummern reserviert:

• 666666666 – IK für die Abrechnung über die Berufsunfallversicherung;
• 777777777 - IK für „sonstige“ Patienten;
• 888888888 - IK für nicht in Deutschland versicherte Patienten;
• 999999999 - IK für privat versicherte Patienten/Selbstzahler

Nach erfolgter Eingabe einer der oben genannten konstanten IK-Nummern wird automatisch eine zufällige Versichertennummer generiert. Diese können Sie für die Übertragung übernehmen.

Rufen Sie bitte in Ihrer Erfassungssoftware den Fall  auf, mit dem Sie den ersten Eingriff erfasst haben, wählen Sie dann „Operation hinzufügen“ und legen Sie die zweite Operation an.

Bitte legen Sie im gleichen Fall zwei Operationen an. Dies gilt auch für den Totalen Femurersatz inklusive Durchstecker, wenn dieser – im sehr seltenen Fall – primär implantiert würde. Im Fall einer Folgeoperation kann der Totale Femurersatz inklusive Durchstecker als  eigenständige Versorgung dokumentiert werden.

Nein, eine Arthroskopie ist keine relevante Voroperation und muss als solche nicht erfasst werden.  

Eine vorgeschriebene Frist, in der die Fälle beim EPRD eingehen müssen, ist nicht zu beachten. Allerdings empfehlen wir, eine abgeschlossene Dokumentation zeitnah ans EPRD zu übermitteln, um Ihnen aussagekräftige Auswertungen bis hin zu monatlichen Übersichten zur Verfügung stellen zu können.

Für EPRD-Edit gilt: Wenn Sie einen Fall freigeben, landet dieser im Menüpunkt zur Übertragung. Erst durch Klick ans Register werden die von Ihnen freigegebenen Fälle ans Register übermittelt und in den Menüpunkt Archiv verschoben. Sollte auch das nicht klappen, melden Sie sich bitte beim EPRD.

Nutzen Sie eine alternative Erfassungssoftware, wenden Sie sich bitte an Ihren Software-Anbieter.  

Für EPRD-Edit gilt: Zum Bearbeiten der Komponenten wählen Sie bitte den Fall aus und klicken links im Navigationsmenü auf Nachbearbeiten. Der Fall wird erneut aufgerufen und kann bearbeitet werden. Nach der Bearbeitung müssen Sie den Fall erneut freigeben und ans Register übertragen.
Bitte beachten Sie, dass für eine Änderung des Krankenkassen-IK ein anderes Vorgehen notwendig ist: Wählen Sie im Archiv den entsprechenden Fall aus und klicken links im Navigationsmenü auf stornieren. Danach klicken Sie den Fall bitte erneut an und wählen links im Navigationsmenü Fall kopieren. Die Kopie wird aufgerufen, kann bearbeitet und freigegeben werden.

Nutzen Sie eine alternative Erfassungssoftware überprüfen Sie bitte, welches Vorgehen im Handbuch Ihres Anbieters vorgeschlagen wird. Detaillierte Angaben zum Nachbearbeiten finden Sie auch im Kundenbereich unter „Monatsübersichten“. 

Nein, die Benutzer (User) werden vom Administrator als „masteruser“ inklusive Passwort angelegt. Den Administrator können Sie in Ihrem Haus selbst bestimmen. Beim Anlegen der Benutzer können verschiedenen Rollen hinterlegt werden, etwa Aufnahme, Erfasser und Arzt. Bitte beachten Sie dazu die Hinweise im EPRD-Edit-Handbuch (Kapitel 6 Administration von EPRD-Edit). Auch zu den Unterschieden der Rollen Aufnahme, Erfasser und Arzt gibt das Handbuch Auskunft.