FAQ – Gut zu wissen

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Dokumentation von Operationen. 

Müssen Körpergröße und -gewicht des Patienten erfasst werden?

Ja, es handelt sich um Pflichtfelder. Die erstmalige Erfassung von Körpergewicht und Körpergröße gehört zu den markanten Änderungen der Spezifikation zur Datenübermittlung, die seit 1. Juli 2017 gilt. Aufgrund von Rückmeldungen aus Kliniken bezüglich des Umgangs mit diesen Pflichtfeldern empfiehlt das EPRD folgendes Vorgehen: Sollten die Körpergröße und/oder das Körpergewicht nicht bekannt oder nicht nachträglich aus der Dokumentation zu ermitteln sein, so ist in dem jeweiligen Feld ausschließlich der Minimalwert (Minimum) 1 einzutragen. Damit können auch diese Fälle abgeschlossen und an das EPRD übermittelt werden. Bitte beachten Sie, dass der Minimalwert nur dann einzutragen ist, wenn Körpergröße und/oder Körpergewicht nicht bekannt oder nicht nachträglich aus der Dokumentation zu ermitteln sind.

Was ist eine Erstimplantation?

Eine Operation zählt als Erstimplantation, wenn bei einem Patienten zum ersten Mal in seinem Leben Implantatkomponenten an diesem Gelenk und dieser Seite eingesetzt werden.

Warum kann ich „Wechseloperation“ oder „Reoperation mit Ergänzung einer Komponente“ nicht mehr auswählen?

Bei der bisherigen Einteilung der Eingriffsarten in „Wechseloperation“ und „Reoperation mit Ergänzung einer Komponente“ wurde eine Vielzahl an Eingriffen fälschlicherweise als Ergänzungsoperation angegeben, die nicht der Definition des EPRD entsprachen und umgekehrt. Daher wurden diese Eingriffsarten zu „Folgeoperation“ zusammengefasst. Für Auswertungszwecke erfolgt die weitere Unterscheidung in „Wechseloperation“ oder „Reoperation mit Ergänzung einer Komponente“ im Register algorithmisch anhand der im Krankenhaus bei der Folgeoperation dokumentierten Prothesenkomponenten und der Routinedaten der Krankenkassen.

Wann ist eine Operation als Folgeoperation zu erfassen?

Als Folgeoperation gilt eine Operation, wenn

  • das entsprechende Gelenk und die entsprechende Seite schon vorher endoprothetisch versorgt waren.
  • bei einem vorigen Eingriff implantierte Prothesenkomponenten ersetzt, komplett entfernt oder ergänzt werden.

Andere Reoperationen, bei denen Implantatkomponenten nicht ergänzt, gewechselt oder vollständig ausgebaut werden (wie z.B. eine Spülung oder Hämatomausräumung oder die isolierte Entfernung eines Retropatellarersatzes bei Belassen einer Knie-Totalendoprothese), sind im EPRD nicht zu dokumentieren. Das EPRD erfährt über diese Eingriffe aus den Routinedaten der Krankenkassen.

Wer installiert EPRD-Edit in der Klinik?

Die eingetragenen Koordinatoren erhalten einen Download-Link für die Erfassungssoftware. Die Software muss von der klinikeigenen IT/EDV installiert werden. Gern unterstützen wir Sie dabei.

Was wird alles dokumentiert? Sollen auch Frakturversorgungen dokumentiert werden?

Ja! Bitte erfassen Sie alle endoprothetischen Eingriffe an Hüfte oder Knie.

Muss der Name des Operateurs angegeben werden?

Die Angabe des Operateurs ist freiwillig. Sie wird, wie auch der Name des Patienten, nicht an das EPRD übertragen. Beide Angaben sind erforderlich, und dann allerdings auch gesetzlich vorgeschrieben, wenn Sie einen Implantat-Pass erstellen wollen. Die Angaben können auch später für den Druck eingegeben werden. 

Welchen Barcode-Scanner empfehlen Sie?

Es ist ein Barcode-Scanner erforderlich, der insbesondere folgende Codes lesen kann: Code 128, Code 39, EAN 13, GS1 128 und GS1-Datamatrix. Wir empfehlen die Verwendung eines 2-D-Scanners, da immer mehr Hersteller auf zweidimensionale Barcodes umstellen. Bitte achten Sie darauf, den Scanner für den deutschen Sprachraum zu konfigurieren. 

Muss für den Ausdruck des Implantatpasses eine besondere Papiervorlage beachtet oder beschafft werden?

EPRD-Edit erzeugt ein PDF, welches auf normalem A4-Papier ausgedruckt und dem Patienten gefaltet übergeben werden kann.

Muss für jeden übermittelten Eingriff eine Einwilligungserklärung der Patienten vorliegen?

Nein. Die schriftliche Einwilligung des Patienten muss für jeden Klinik-Aufenthalt (Fall) vorliegen. Ein Aufenthalt kann dabei auch aus mehreren kurz aufeinanderfolgenden Eingriffen bestehen.
Bei Notfallpatienten ist die Einwilligung im Nachhinein einzuholen, erst dann kann der Fall übermittelt werden. 

Ist es möglich, dass wir auf die Einwilligungserklärung zusätzlich unser Logo platzieren?

Auf Anfrage senden wir Ihnen eine Word-Version der Einwilligungserklärung zu. Die Vorlage darf inhaltlich nicht verändert werden, das Logo Ihrer Klinik können Sie natürlich zusätzlich einfügen. 

Der Artikel kann gescannt werden, aber bei der Artikelnummer erscheint ein Hochkomma.

Ihr Scanner ist ggf. auf den englischen Sprachraum eingestellt. Bitte stellen Sie diesen bei Ländereinstellungen auf Deutsch um. 

Warum kann der Artikel nicht gefunden werden?

Dies kann mehrere Ursachen haben:

  • Der Artikel ist eine Sonderanfertigung.
  • Der Artikel gehört zu einem Hersteller, der noch nicht Teilnehmer im EPRD ist.
  • Der Artikel wurde vom Hersteller noch nicht in die Produktdatenbank eingepflegt.

Wie kann ich Artikel selbst anlegen, die noch nicht in der Produktdatenbank verfügbar sind?

Eine genaue Anleitung finden Sie im EPRD-Edit-Handbuch (Kapitel 12.1 Neuer Artikel). Sobald der Hersteller den Artikel in die Produktdatenbank einpflegt und klassifiziert, können wir Ihre Hand-Erfassungen dem Eintrag des Herstellers in der Produktdatenbank zuordnen.

Ein Artikel, der aus der Knieprothetik gescannt wird, erscheint als ein Artikel der Hüftprothetik.

Sie haben den Artikel selbst angelegt, als er in der Produktdatenbank noch nicht zur Verfügung stand. Dabei wurde dieser von Ihnen nicht korrekt klassifiziert. Der Hersteller hat nun nachgeliefert und das System hat die Klassifikation des Herstellers übernommen. 

Müssen auch verworfene Implantate dokumentiert werden?

Nein, nur Implantate, die in den Körper eingesetzt worden sind, müssen auch dokumentiert werden. 

Müssen Nägel, Platten oder Schrauben dokumentiert werden?

Nein, es gibt keine Verpflichtung zur Dokumentation. Nägel, Platten oder Schrauben werden in der Produktdatenbank derzeit noch nicht flächendeckend erfasst, können aber dennoch als Zubehör dokumentiert werden. Sollte die Dokumentation von Zubehör verpflichtend werden, informieren wir Sie natürlich vorab.

Wie werden nicht gesetzlich versicherte Patienten und/oder Patienten ohne Versicherten-Nummer erfasst?

Für Patienten, die bei keiner gesetzlichen Krankenkasse versichert sind kann es möglich sein, dass keine Versichertennummer zur Verfügung steht. Für diese Patienten, die nicht über die gesetzlichen Krankenkassen abgerechnet werden, sind konstante IK-Nummern reserviert:

  • 666666666 – IK für die Abrechnung über die Berufsunfallversicherung;
  • 777777777 - IK für „sonstige“ Patienten;
  • 888888888 - IK für nicht in Deutschland versicherte Patienten;
  • 999999999 - IK für privat versicherte Patienten/Selbstzahler

Nach erfolgter Eingabe einer der oben genannten konstanten IK-Nummern wird automatisch eine zufällige Versichertennummer generiert. Diese können Sie für die Übertragung übernehmen.

Nach der Operation gab es eine Infektion und es musste noch einmal operiert werden. Werden nun zwei Fälle angelegt?

Rufen Sie bitte in Ihrer Erfassungssoftware den Fall  auf, mit dem Sie den ersten Eingriff erfasst haben, wählen Sie dann „Operation hinzufügen“ und legen Sie die zweite Operation an.

Es wurden an einem Patienten gleichzeitig Knie und Hüfte eingesetzt. Wie erfolgt die Dokumentation?

Bitte legen Sie im gleichen Fall zwei Operationen an. Dies gilt auch für den Totalen Femurersatz inklusive Durchstecker, wenn dieser – im sehr seltenen Fall – primär implantiert würde. Im Fall einer Folgeoperation kann der Totale Femurersatz inklusive Durchstecker als  eigenständige Versorgung dokumentiert werden.

Zählen Arthroskopien bei einer Voroperation als relevante Operationen?

Nein, eine Arthroskopie ist keine relevante Voroperation und muss als solche nicht erfasst werden.  

Bis wann muss ich meine Fälle ans EPRD übermittelt haben?

Eine vorgeschriebene Frist, in der die Fälle beim EPRD eingehen müssen, ist nicht zu beachten. Allerdings empfehlen wir, eine abgeschlossene Dokumentation zeitnah ans EPRD zu übermitteln, um Ihnen aussagekräftige Auswertungen bis hin zu monatlichen Übersichten zur Verfügung stellen zu können.

Ich habe so viele Fälle freigegeben, aber keiner ist beim EPRD eingegangen. Woran liegt das?

Für EPRD-Edit gilt: Wenn Sie einen Fall freigeben, landet dieser im Menüpunkt zur Übertragung. Erst durch Klick ans Register werden die von Ihnen freigegebenen Fälle ans Register übermittelt und in den Menüpunkt Archiv verschoben. Sollte auch das nicht klappen, melden Sie sich bitte beim EPRD.

Nutzen Sie eine alternative Erfassungssoftware, wenden Sie sich bitte an Ihren Software-Anbieter.  

Ich muss einen bereits übertragenen Fall bearbeiten. Was tun?

Für EPRD-Edit gilt: Zum Bearbeiten der Komponenten wählen Sie bitte den Fall aus und klicken links im Navigationsmenü auf Nachbearbeiten. Der Fall wird erneut aufgerufen und kann bearbeitet werden. Nach der Bearbeitung müssen Sie den Fall erneut freigeben und ans Register übertragen.
Bitte beachten Sie, dass für eine Änderung des Krankenkassen-IK ein anderes Vorgehen notwendig ist: Wählen Sie im Archiv den entsprechenden Fall aus und klicken links im Navigationsmenü auf stornieren. Danach klicken Sie den Fall bitte erneut an und wählen links im Navigationsmenü Fall kopieren. Die Kopie wird aufgerufen, kann bearbeitet und freigegeben werden.

Nutzen Sie eine alternative Erfassungssoftware überprüfen Sie bitte, welches Vorgehen im Handbuch Ihres Anbieters vorgeschlagen wird. Detaillierte Angaben zum Nachbearbeiten finden Sie auch im Kundenbereich unter „Monatsübersichten“. 

Kann ich meine Log-in-Daten in EPRD-Edit selbst ändern?

Nein, die Benutzer (User) werden vom Administrator als „masteruser“ inklusive Passwort angelegt. Den Administrator können Sie in Ihrem Haus selbst bestimmen. Beim Anlegen der Benutzer können verschiedenen Rollen hinterlegt werden, etwa Aufnahme, Erfasser und Arzt. Bitte beachten Sie dazu die Hinweise im EPRD-Edit-Handbuch (Kapitel 6 Administration von EPRD-Edit). Auch zu den Unterschieden der Rollen Aufnahme, Erfasser und Arzt gibt das Handbuch Auskunft.