FAQ – Gut zu wissen

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Dokumentation von Operationen. 

Was ist eine Erstimplantation?

Eine Operation zählt als Erstimplantation, wenn bei einem Patienten zum ersten Mal in seinem Leben Implantatkomponenten an diesem Gelenk und dieser Seite eingesetzt werden.

Wie ist eine Reoperation mit Ergänzung einer Komponente definiert?

Eine Operation zählt als Reoperation mit Ergänzung einer Komponente, wenn

  • das entsprechende Gelenk und die entsprechende Seite schon vorher endoprothetisch versorgt waren.
  • die zuvor implantierten Komponenten selbst nicht locker oder infiziert waren und im Knochen verankerte Prothesenkomponenten belassen werden.
  • bei der Operation weitere Komponenten ergänzt werden, um einen bislang nicht endoprothetisch versorgten Gelenkabschnitt nachträglich zu versorgen.

Zu den Reoperationen mit Ergänzung einer Komponente zählen die folgenden Eingriffe:

  • Ergänzen einer Patellakomponente (auch wenn prophylaktisch dabei das Inlay gewechselt wird)
  • Übergang von einer Hemi-Hüftprothese zu einer Total-Hüftprothese (auch wenn gegebenenfalls dazu der Aufsteckkopf gewechselt wird)
  • Hinzufügen eines zweiten unikondylären Schlittens in ein unikondylär versorgtes Knie

Wann ist eine Operation als Wechseloperation zu erfassen?

Als Wechseloperation gilt eine Operation, wenn

  • das entsprechende Gelenk und die entsprechende Seite schon vorher endoprothetisch versorgt waren.
  • bei einem vorigen Eingriff implantierte Prothesenkomponenten ersetzt oder entfernt werden und er nicht der Ergänzung von Komponenten dient.

Andere Reoperationen, bei denen Implantatkomponenten nicht gewechselt oder ausgebaut werden (wie z.B. eine Spülung oder Hämatomausräumung), sind im EPRD nicht zu dokumentieren. Das EPRD erfährt über diese Eingriffe aus den Routinedaten der Krankenkassen. 

Wer installiert EPRD-Edit in der Klinik?

Die eingetragenen Koordinatoren erhalten einen Download-Link für die Erfassungssoftware. Die Software muss von der Klinikeigenen IT/EDV installiert werden. Gern unterstützen wir Sie dabei.

Was wird alles dokumentiert? Sollen auch Frakturversorgungen dokumentiert werden?

Ja! Bitte erfassen Sie alle endoprothetischen Eingriffe an Hüfte oder Knie.

Muss der Name des Operateurs angegeben werden?

Die Angabe des Operateurs ist freiwillig. Sie wird, wie auch der Name des Patienten, nicht an das EPRD übertragen. Beide Angaben sind erforderlich, und dann allerdings auch gesetzlich vorgeschrieben, wenn Sie einen Implantat-Pass erstellen wollen. Die Angaben können auch später für den Druck eingegeben werden. 

Welchen Barcode-Scanner empfehlen Sie?

Es ist ein Barcode-Scanner erforderlich, der insbesondere folgende Codes lesen kann: Code 128, Code 39, EAN 13, GS1 128 und GS1-Datamatrix.Wir empfehlen die Verwendung eines 2-D-Scanners, da immer mehr Hersteller auf zweidimensionale Barcodes umstellen. Bitte achten Sie darauf, den Scanner für den deutschen Sprachraum zu konfigurieren. 

Muss für den Ausdruck des Implantatpasses eine besondere Papiervorlage beachtet oder beschafft werden?

EPRD-Edit erzeugt ein PDF, welches auf normalem A4-Papier ausgedruckt und dem Patienten gefaltet übergeben werden kann.

Muss für jeden übermittelten Eingriff eine Einwilligungserklärung der Patienten vorliegen?

Ja, diese muss für jeden Eingriff, auch bei zwei kurz aufeinanderfolgenden, vom Patienten unterschrieben vorliegen. Bei Notfallpatienten ist die Einwilligung im Nachhinein einzuholen, erst dann kann der Fall übermittelt werden. 

Ist es möglich, dass wir auf die Einwilligungserklärung zusätzlich unser Logo platzieren?

Auf Anfrage senden wir Ihnen eine Word-Version der Einwilligungserklärung zu. Die Vorlage darf inhaltlich nicht verändert werden, das Logo Ihrer Klinik können Sie natürlich zusätzlich einfügen. 

Der Artikel kann gescannt werden, aber bei der Artikelnummer erscheint ein Hochkomma.

Ihr Scanner ist auf den englischen Sprachraum eingestellt. Bitte stellen Sie diesen bei Ländereinstellungen auf Deutsch um. 

Warum kann der Artikel nicht gefunden werden?

Dies kann mehrere Ursachen haben:

  • Der Artikel ist eine Sonderanfertigung.
  • Der Artikel gehört zu einem Hersteller, der noch nicht Teilnehmer im EPRD ist.
  • Der Artikel wurde vom Hersteller noch nicht in die Datenbank eingepflegt.

Wie kann ich Artikel selbst anlegen, die noch nicht in der Produktdatenbank verfügbar sind?

Eine genaue Anleitung finden Sie im EPRD-Edit-Handbuch (Kapitel 10.1 Neuer Artikel). Sobald der Hersteller den Artikel in die Produktdatenbank einpflegt und klassifiziert, können wir Ihre Hand-Erfassungen dem Eintrag des Herstellers in der Produktdatenbank zuordnen.

Ein Artikel, der aus der Knieprothetik gescannt wird, erscheint als ein Artikel der Hüftprothetik.

Sie haben den Artikel selbst angelegt, als er der Produktdatenbank noch nicht zur Verfügung stand. Dabei wurde dieser von ihnen falsch klassifiziert. Der Hersteller hat nun nachgeliefert und das System hat die Klassifikation des Herstellers übernommen. 

Müssen auch verworfene Implantate dokumentiert werden?

Nein, nur Implantate, die in den Körper eingesetzt worden sind, müssen auch dokumentiert werden. 

Müssen Nägel, Platten oder Schrauben dokumentiert werden?

Nein, Nägel und Platten sowie Schrauben können momentan nicht dokumentiert werden. Sollte sich dies ändern, werden Sie vorab natürlich informiert. 

Wie werden Patienten ohne Versicherten-Nummer erfasst?

Für Patienten, die bei keiner gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, tragen Sie bitte eine zufällige Versicherten-Nummer ein. (Minimum 5 Zeichen, Maximum 15 Zeichen, nicht 12345 oder Geburtsdatum)

Zudem sind für diese Patienten, die nicht über die gesetzlichen Krankenkassen abgerechnet werden, konstante IK-Nummern reserviert:

  • 666666666 – IK für die Abrechnung über die Berufsunfallversicherung;
  • 777777777 - IK für „sonstige“ Patienten;
  • 888888888 - IK für nicht in Deutschland versicherte Patienten;
  • 999999999 - IK für privat versicherte Patienten/Selbstzahler

Nach der Operation gab es eine Infektion und es musste noch einmal operiert werden. Werden nun zwei Fälle angelegt?

Rufen Sie bitte in Ihrer Erfassungssoftware den Fall  auf, mit dem Sie den ersten Eingriff erfasst haben, wählen Sie dann „Operation hinzufügen“ und legen Sie die zweite Operation an.

Es wurden an einem Patienten gleichzeitig Knie und Hüfte eingesetzt. Wie erfolgt die Dokumentation?

Bitte legen Sie im gleichen Fall zwei Operationen an. Dies gilt nicht für den Totalen Femurersatz, dieser kann derzeit im EPRD nicht dokumentiert werden.

Zählen Arthroskopien bei einer Voroperation als relevante Operationen?

Nein, eine Arthroskopie ist keine relevante Voroperation und muss als solche nicht erfasst werden.  

Bis wann muss ich meine Fälle ans EPRD übermittelt haben?

Eine vorgeschriebene Frist, in der die Fälle beim EPRD eingehen müssen, ist nicht zu beachten. Allerdings empfehlen wir, sich an den Auswertungszyklen zu orientieren:

  • Zweimal im Jahr erstellen wir einen Halbjahresbericht. Damit wir die Fälle dort berücksichtigen können, müssen diese bis 6 Wochen nach Ende des Halbjahres (30.6. und 31.12.) bei uns eingegangen sein.
  • Sollten Sie zudem am Soll-Ist-Vergleich mit den Abrechnungsdaten der Krankenkassen teilnehmen wollen, müssen die Daten bis 4 Wochen nach Ende eines Quartals an uns übersendet werden, damit diese miteinberechnet werden können.

 

 

Ich habe so viele Fälle freigegeben, aber keiner ist beim EPRD eingegangen. Woran liegt das?

Für EPRD-Edit gilt: Wenn Sie einen Fall freigeben, landet dieser im Menüpunkt zur Übertragung. Erst durch Klick ans Register werden die von Ihnen freigegebenen Fälle ans Register übermittelt und in den Menüpunkt Archiv verschoben. Sollte auch das nicht klappen, melden Sie sich bitte beim EPRD.

Nutzen Sie eine alternative Erfassungssoftware, wenden Sie sich bitte an Ihren Software-Anbieter. Unter Umständen muss die Konfiguration Ihrer Daten überprüft werden. 

Ich muss einen bereits übertragenen Fall bearbeiten. Was tun?

Für EPRD-Edit gilt: Zum Bearbeiten der Komponenten wählen Sie bitte den Fall aus und klicken links im Navigationsmenü auf Nachbearbeiten. Der Fall wird erneut aufgerufen und kann bearbeitet werden. Nach der Bearbeitung müssen Sie den Fall erneut freigeben und ans Register übertragen.
Bitte beachten Sie, dass für eine Änderung des Krankenkassen-IKs ein anderes Vorgehen notwendig ist:Wählen Sie im Archiv den entsprechenden Fall aus und klicken links im Navigationsmenü auf stornieren. Danach klicken Sie den Fall bitte erneut an und wählen links im Navigationsmenü Fall kopieren. Die Kopie wird aufgerufen,kann bearbeitet und freigegeben werden.

Nutzen Sie eine alternative Erfassungssoftware überprüfen Sie bitte, welches Vorgehen im Handbuch Ihres Anbieters vorgeschlagen wird. Detaillierte Angaben zum Nachbearbeiten finden Sie auch im Kundenbereich unter „Monatsübersichten“. 

Kann ich meine Log-in-Daten in EPRD-Edit selbst ändern?

Nein, die Benutzer (User) werden vom Administrator als „masteruser“ inklusive Passwort angelegt. Den Administrator können Sie in Ihrem Haus selbst bestimmen. Beim Anlegen der Benutzer können verschiedenen Rollen hinterlegt werden, etwa Aufnahme, Erfasser und Arzt. Bitte beachten Sie dazu die Hinweise im EPRD-Edit-Handbuch (Kapitel Administration von EPRD-Edit). Auch zu den Unterschieden der Rollen Aufnahme, Erfasser und Arzt gibt das Handbuch Auskunft.